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Diese Datenschutzerklärung beinhaltet die „Informationspflicht bei Erhebung von personenbezogenen Daten bei der betroffenen Person“ gemäß Art. 13 Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO).
Hamburger Sportbund e.V. (HSB), Schäferkampsallee 1, 20357 Hamburg Tel. 040/41908-0, Mail: hsb@hamburger-sportbund.de. Vorstand gem. § 26 BGB: Daniel Knoblich (Vors.), Christian Poon.
Datenschutzbeauftragter des Hamburger Sportbund e.V.: Andreas Ohlrogge, c/o HSB, Tel. 040/41908-285, Mail: datenschutzbeauftragter@hamburger-sportbund.de.
3.1 Eintritt und Mitgliedschaft
Nach Art. 6, Abs. 1, lit. b) DS-GVO ist die Verarbeitung der o.a. personenbezogenen Daten rechtmäßig, da diese für die Erfüllung eines Vertragsverhältnisses – hier: Mitgliedschaft im HSB – erforderlich sind.
3.2 Förderprogramme: Der HSB und die Hamburger Sportjugend (HSJ) haben Förderprogramme für die Unterstützung von Vereinen und Verbänden. Dazu gehören:
Für diese Förderprogramme werden folgende personenbezogenen Daten erhoben und gespeichert:
Nach Art. 6, Abs. 1, lit. b), c) und tw. e) DS-GVO ist die Verarbeitung der o.a. personenbezogenen Daten rechtmäßig, da diese für die Erfüllung eines Vertragsverhältnisses – hier: Mitgliedschaft im HSB – erforderlich sind bzw. weil der HSB dazu rechtlich verpflichtet ist – hier: Förderrichtlinien und Verwendungsnachweis-verfahren der Freien und Hansestadt Hamburg (FHH) bzw. des Bundes oder des Deutschen Olympischen Sportbundes (DOSB) – und weil die Aufgabe im öffentlichen Interesse liegt.
3.3. Spendenverwaltung: Die Mitgliedsvereine des HSB können den HSB beauftragen, Zuwendungen Dritter entgegenzunehmen und den Zuwendungsgebern die amtlich erforderlichen Zuwendungsbestätigungen auszustellen. Zum Zwecke der Durchführung der übernommenen Spendenverwaltung richtet der HSB ein Spenden-Sammelkonto ein. Folgende personenbezogene Daten werden dabei erhoben:
Nach Art. 6, Abs. 1, lit. b) und c) DS-GVO ist die Verarbeitung der o.a. personenbezogenen Daten rechtmäßig, da diese für die Erfüllung eines Vertragsverhältnisses – hier: Verwaltung von Zuwendungen – sowie für die Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung – hier: Steuergesetzgebung – erforderlich sind.
3.4 Mitgliederbestandserhebung: Der HSB hält zur Durchführung des jährlichen Bestandserhebungsverfahrens und der fortlaufenden Datenpflege eine Datenbank vor. Diese bildet die gemeinsame Kommunikationsbasis des HSB mit seinen Mitgliedern. Die jährlichen Bestandserhebungszahlen bilden die Grundlage für die Beitragsrechnung des HSB und seinen Mitgliedern. Die ordentlichen Mitgliedsvereine, Mitglieder mit besonderer Aufgabenstellung, Mitglieder ohne internationale Anbindung und außerordentliche Mitglieder sind verpflichtet, eine jährliche Bestandserhebung abzugeben. Folgende personenbezogene Daten werden dabei erhoben:
Nach Art. 6, Abs. 1, lit. b) DS-GVO ist die Verarbeitung der o.a. personenbezogenen Daten rechtmäßig, da diese für die Erfüllung eines Vertragsverhältnisses – hier: Mitgliedschaft im HSB – erforderlich sind.
3.5 Bildungsprogramme: Der HSB und die HSJ haben Bildungsprogramme, zu denen sich Interessenten online oder schriftlich anmelden müssen. Folgende personenbezogenen Daten werden dabei erhoben:
Nach Art. 6, Abs. 1, lit. b) DS-GVO ist die Verarbeitung der o.a. personenbezogene Daten rechtmäßig, da diese für die Erfüllung eines Vertragsverhältnisses – hier: Teilnahme an Veranstaltungen der Bildungsprogramme von HSB und HSJ – erforderlich sind.
3.6 Deutsches Sportabzeichen: Der HSB ist für die Abnahme und Ausstellung des Deutschen Sportabzeichens in Hamburg zuständig. Folgende personenbezogene Daten werden dabei erhoben:
Nach Art. 6, Abs. 1, lit. c) DS-GVO ist die Verarbeitung der o.a. personenbezogene Daten rechtmäßig, da der HSB durch seine Mitgliedschaft im Deutschen Olympischen Sportbund (DOSB) dazu verpflichtet ist; eine Ausstellung des Deutschen Sportabzeichens ist sonst nicht möglich.
3.7 Öffentlichkeitsarbeit: Der HSB und die HSJ stellen ihre Arbeit und das Tun und Wirken ihrer Mitglieder (Sportvereine und –verbände) in der Öffentlichkeit dar. Dazu nutzen der HSB und die HSJ verschiedene Kommunikationskanäle bzw. Medien, diese sind: Magazin „SZENE HAMBURG Sport“, Magazin „Blickpunkt“ der HSJ, Internetseite des HSB mit der Adresse www.hamburger-sportbund.de, Internetseite der HSJ mit der Adresse www.hamburgersportjugend.de, HSB-Newsletter, Facebook-Accounts des HSB und der HSJ sowie Twitter-Account des HSB. Folgende personenbezogene Daten werden dabei erhoben:
Nach Art. 6, Abs. 1, lit. a) DS-GVO ist die Verarbeitung der o.a. personenbezogene Daten rechtmäßig, wenn die betroffene Person unter Beachtung des Art. 7 DS-GVO ihre Einwilligung zu der Verarbeitung – hier: Versand der Magazine „SZENE HAMBURG Sport“ und „Blickpunkt“ sowie/oder HSB-Newsletter – und /oder Veröffentlichung gegeben hat.
3.8 GEMA: Im Rahmen der Mitgliedschaft im Deutschen Olympischen Sportbundes (DOSB) ist der HSB beteiligt an einer Vereinbarung mit der Gesellschaft für musikalische Aufführungs- und mechanische Vervielfältigungsrechte (GEMA). Dadurch erhalten die Mitgliedsvereine- und -verbände einen Nachlass auf den Normaltarif zur Nutzung von Musikstücken. Folgende personenbezogene Daten werden dabei erhoben:
Nach Art. 6, Abs. 1, lit. b) und c) DS-GVO ist die Verarbeitung der o.a. personenbezogenen Daten rechtmäßig, da diese für die Erfüllung eines Vertragsverhältnisses – hier: Mitgliedschaft im HSB – und einer rechtlichen Verpflichtung – hier: Rahmenvereinbarung des DOSB mit der GEMA – erforderlich sind.
3.9. Sport pro Gesundheit: Zusammen mit dem Deutschen Olympischen Sportbund (DOSB) ist der HSB beteiligt an der Serviceplattform „Sport pro Gesundheit“ zur Ausstellung des Qualitätssiegels für Sportvereine. Folgende personenbezogene Daten werden dabei erhoben:
Nach Art. 6, Abs. 1, lit. b) und f) DS-GVO ist die Verarbeitung der o.a. personenbezogenen Daten rechtmäßig, da diese für die Erfüllung eines Vertragsverhältnisses – hier: Rahmenvereinbarung mit der „Zentrale Prüfstelle Prävention“ – erforderlich sind und diese zur Wahrung der berechtigten Interessen des HSB und des DOSB notwendig sind.
3.10 Kooperierende Partner*innen/Unternehmen: Der HSB kooperiert mit Firmen zum Zwecke der Unterstützung des HSB und seiner Mitglieder. Folgende personenbezogene Daten werden dabei erhoben:
Für weitere personenbezogene Daten und für solche, die in den Publikationen und Online-Medien des HSB veröffentlicht werden sollen, ist eine schriftliche Einwilligungserklärung unter Beachtung der Art. 6, Abs. 1, lit. a) und 7 DS-GVO notwendig. Dieses gilt auch für Fotos und Filmaufnahmen. Dazu ist ein entsprechendes Formblatt von der betroffenen Person bzw. dem BGB-Vorstand des Vereins/des Verbandes zu unterschreiben. Die Entscheidung zur Erhebung weiterer personenbezogener Daten sowie ggf. Fotos/Filmaufnahmen und deren Veröffentlichung trifft die Person freiwillig. Das Einverständnis kann die betroffene Person jederzeit ohne nachteilige Folgen mit Wirkung für die Zukunft in Textform gegenüber dem Hamburger Sportbund e.V. widerrufen (Kontakt s. Punkt 2).
Eine Übermittlung von persönlichen Daten an Dritte zu anderen als den im Folgenden aufgeführten Gründen findet nicht statt.
Als Mitglied des Deutschen Olympischen Sportbundes (DOSB) übermittelt der HSB personenbezogene Daten des HSB-Präsidiums und des Vorstandes der Sportjugend gem. Art. 6, Abs. 1, lit. b) DS-GVO an den DOSB bzw. die DSJ:
Zur Unterstützung der öffentlichen, städtischen Sportförderung übermittelt der HSB die Kontaktdaten von Sportvereinen und Sportverbänden gem. Art. 6, Abs. 1, lit. e) und f) an das Landessportamt sowie an die Bezirksämter:
Die Freie und Hansestadt Hamburg ehrt jährlich erfolgreiche Sportler*innen. Der HSB erhebt personenbezogene Daten dieser Sportler*innen und leitet diese gem. Art. 6, Abs. 1, lit. e) und f) an das Landessportamt zur Organisation dieser Ehrung weiter:
Der HSB und die Sportjugend unterliegen in öffentlich finanzierten Förderprogrammen einem Verwendungsnachweisverfahren (s. Punkt 3.2). In einzelnen Förderprogrammen werden daher gem. Art. 6, Abs. 1, lit. c) DS-GVO personenbezogene Daten an die Zuwendungsempfänger (Hamburger Behörden, Bundesministerien) übermittelt:
Im Rahmen der Mitgliedschaft im Deutschen Olympischen Sportbundes (DOSB) ist der HSB beteiligt an einer Vereinbarung mit der Gesellschaft für musikalische Aufführungs- und mechanische Vervielfältigungsrechte (GEMA). Dadurch erhalten die Mitgliedsvereine- und – verbände einen Nachlass auf den Normaltarif zur Nutzung von Musikstücken. Folgende Daten werden gem. Art. 6, Abs. 1, lit. b) und c) DS-GVO an die GEMA übermittelt:
Zusammen mit dem Deutschen Olympischen Sportbund (DOSB) ist der HSB beteiligt an einem Vertragsverhältnis mit der “Zentrale Prüfstelle Prävention“, einer Kooperationsgemeinschaft gesetzlicher Krankenkassen zur Zertifizierung von Präventionskursen nach § 20 SGB V. Dadurch erhalten Sportvereine auf Antrag das Qualitätssiegel „Sport pro Gesundheit“. Folgende Daten werden gem. Art. 6, Abs. 1, lit. b) und f) DS-GVO an den DOSB und die „Zentrale Prüfstelle Prävention“ übermittelt:
Die o.a. personenbezogenen Daten werden in dem HSB-eigenen EDV-System gespeichert. Die personenbezogenen Daten werden dabei durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen vor der Kenntnisnahme Dritter geschützt (s. Anlage).
Der HSB verarbeitet und speichert personenbezogene Daten solange diese für die Erfüllung seiner satzungsgemäßen, vertraglichen und gesetzlichen Verpflichtungen erforderlich sind. Sind die Daten für die Erfüllung satzungsgemäßer, vertraglicher oder gesetzlicher nicht mehr erforderlich, werden diese regelmäßig gelöscht, es sei denn, deren Weiterverarbeitung ist für die Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten unter Beachtung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen notwendig.
Personen, von denen der HSB personenbezogene Daten gespeichert hat, haben das Recht
Hamburg, im Juni 2018
(Ergänzung in Punkt 3.2 in 08/2021)
(Überarbeitung Punkt 2 in 02/2022)
(Überarbeitung in Punkt 8 in 03/2023)
Hamburger Sportbund e.V.
Unter Berücksichtigung des Stands der Technik, der Implementierungskosten und der Art, des Umfangs, der Umstände und der Zwecke der Verarbeitung sowie der unterschiedlichen Eintrittswahrscheinlichkeit und Schwere des Risikos für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen trifft der Hamburger Sportbund e.V. (HSB) geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten. Dazu zählen folgende Maßnahmen:
Hamburg, im Juni 2018
Hamburger Sportbund e.V.